Aufbewahrungsfrist für Stundenzettel in Deutschland: So lange müssen Sie die Unterlagen Ihrer Zeiterfassung aufbewahren

Kurzüberblick zur Arbeitszeiterfassungspflicht in Deutschland

Schon vor den wegweisenden Urteilen des EuGH 2019 und BAG 2022 galt in Deutschland für bestimmte Arbeitgeber eine Pflicht zur umfassenden Arbeitszeiterfassung:

• Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) mussten Arbeitgeber bereits die über 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit (Überstunden) dokumentieren und diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre lang aufbewahren  (vgl. § 16 Abs. 2 ArbZG).
• Das Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtete zudem zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, insbesondere für Minijobber (vgl. § 17 Abs. 1 S. 1 MiLoG), mit einer Frist für die Aufzeichnung von 7 Tagen nach der Arbeitsleistung.
• Diese Pflicht galt auch für Arbeitgeber in Branchen, die unter das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) fallen, wie das Baugewerbe oder die Gastronomie (vgl. § 2a Abs. 1 ).
• Zudem bestand eine Aufzeichnungspflicht nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) sowie dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), wo die Arbeitszeiten von Leiharbeitnehmern dokumentiert werden mussten.

Im Jahr 2019 entschied der EuGH, dass alle EU-Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und für Mitarbeiter zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem einrichten müssen, um die tägliche Arbeitszeit lückenlos zu erfassen. Dieses Urteil wurde in Deutschland vom BAG im September 2022 bestätigt. Damit reicht die bisherige Arbeitszeiterfassung in Deutschland nicht mehr aus. Arbeitgeber sind nun branchenunabhängig zur umfassenden Dokumentation der Arbeitszeiten verpflichtet.

Die genauen gesetzlichen Vorgaben dazu sind jedoch (Stand September 2024) noch nicht festgelegt, wobei in einem Gesetzesentwurf eine verpflichtende elektronische Arbeitszeiterfassung vorsieht.

Aufbewahrungsfristen für Stundenzettel in Deutschland

In Deutschland gibt es verschiedene Aufbewahrungsfristen (2-10 Jahre) für Stundenzettel, die sich aus den aktuell geltenden unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen ergeben (Stand 2024). 

Welche Aufbewahrungsfrist zur Anwendung kommt, hängt unter anderem von folgenden Faktoren ab:

• Verwendungszweck der Arbeitszeitaufzeichnungen
• Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist
• Art der Beschäftigung

Folgende Anwendungsfälle sollen Ihnen dabei helfen, die für Sie geltende Aufbewahrungsfrist herauszufinden:

1. Verwenden Sie Stundenzettel für die Entgeltabrechnung?

Aufbewahrungsfrist	Bis zum Ende des darauffolgenden Kalenderjahres einer abgeschlossener Betriebsprüfung. Die Betriebsprüfung ist abgeschlossen. Nun wird der Kalenderjahrwechsel abgewartet. Die Frist läuft bis zum Ende des darauffolgenden Kalenderjahres. Die Aufbewahrung erfolgt somit geordnet und getrennt nach Kalenderjahren.
Gesetzliche Bestimmung	Viertes Sozialgesetzbuch (vgl. § 28f SGB IV)

2. Leisten Ihre Mitarbeiter Überstunden?

Aufbewahrungsfrist	mindestens 2 Jahre
Gesetzliche Bestimmung	Arbeitszeitgesetz (vgl. § 16 Abs. 2 ArbZG)

3. Beschäftigen Sie geringfügig Beschäftigte bzw. “Minijobber”?

Aufbewahrungsfrist	mindestens 2 Jahre Beginn der Frist: Ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt
Gesetzliche Bestimmung	Mindestlohngesetz (vgl. § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG)

Aufbewahrungsfrist	mindestens 2 Jahre Beginn der Frist: ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt
Gesetzliche Bestimmung	Arbeitnehmer-Entsendegesetz (vgl. § 19 Abs. 1 AEntG)

5. Entleihen Sie einen Arbeitnehmer an einen Dritten gegen Entgelt und für eine begrenzte Zeit?

Aufbewahrungsfrist	mindestens 2 Jahre Beginn der Frist: ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt
Gesetzliche Bestimmung	Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (vgl. § 17c Abs. 1 AÜG)

6. Zählen Sie sich zur Gruppe der Kaufleute bzw sind Sie Kaufmann?

Aufbewahrungsfrist	6 bzw. 10 Jahre Beginn der Frist: Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist
Beschreibung	Zählen Sie zur Gruppe der Kaufleute, dann beträgt die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für die Stundenzettel Ihrer Mitarbeiter grundsätzlich 6 Jahre.  ABER:  Dient der Stundenzettel bei der Auszahlung von Überstunden als nachweislicher Buchungsbeleg, gilt für Sie  die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Gesetzliche Bestimmung	Handelsgesetzbuch (vgl. § 257 HGB)

7. Sind Sie Gewerbetreibender oder Freiberufler?

Aufbewahrungsfrist	6 bzw. 10 Jahre Beginn der Frist: Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist
Beschreibung	Gehören Sie zur Gruppe der Gewerbetreibenden oder Freiberufler, gilt nach den steuerlichen Ordnungsvorschriften für die Stundenzettel Ihrer Mitarbeiter grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. ABER:  Dient der Stundenzettel bei der Auszahlung von Überstunden als nachweislicher Buchungsbeleg, beträgt die Aufbewahrungsfrist für die Stundenzettel 10 Jahre.
Gesetzliche Bestimmung	Abgabenordnung (vgl. § 147 AO)

Datenschutz bei Aufbewahrung von Stundenzetteln in Deutschland

Informieren Sie sich als Arbeitgeber genau darüber, welche Daten Sie erfassen, verarbeiten und aufbewahren dürfen und wann Sie diese wieder löschen müssen.

Wir haben die wichtigsten Informationen zu Arbeitszeiterfassung & Datenschutz in diesem Artikel für Sie zusammengefasst: