Aufbewahrungsfrist für Stundenzettel in Österreich: So lange müssen Sie die Unterlagen Ihrer Zeiterfassung aufbewahren
Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeit Ihrer Angestellten aufzuzeichnen.
In Österreich müssen Sie nicht nur die Vorschriften zur Zeiterfassung kennen, sondern auch wissen, wie lange die Arbeitszeitaufzeichnungen aufzubewahren sind.
Der folgende Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Informationen rund um das Thema Aufbewahrungsfrist von Stundenzetteln in Österreich.
Inhaltsverzeichnis
Kurzüberblick zur Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich
In Österreich besteht für Sie als Arbeitgeber schon seit dem Jahr 1970 eine umfassende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Diese ist im Arbeitszeitgesetz (AZG) geregelt. Demnach müssen Sie grundsätzlich die Lage der täglichen Arbeitszeit (d.h. Beginn und Ende) und die Ruhepausen (Beginn, Ende, Dauer) der Mitarbeiter lückenlos dokumentieren. Zudem müssen die Ruhezeiten auf Basis der Aufzeichnungen kontrollierbar sein.
Haben Sie mit den Mitarbeitern ein Arbeitszeitmodell mit Durchrechnungszeitraum vereinbart, müssen Sie auch diesen auf dem Stundenzettel mit Beginn/Ende und Dauer festhalten. Die Form der Aufzeichnung ist Ihnen als Arbeitgeber selbst überlassen, dh es besteht in Österreich keine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung.
Nähere Informationen zur Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich lesen Sie hier:
Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise in Österreich
In Österreich gelten für Arbeitszeitnachweise je nach Gesetz und teilweise auch je nach Berufsgruppe unterschiedliche Aufbewahrungsfristen (zwischen 1 und 7 Jahre).
Folgende Rechtsgrundlagen sind dabei relevant:
- Arbeitsrecht
- Steuerrecht
- Unternehmensrecht
- Sozialversicherungsrecht
Wichtig
Als Arbeitgeber müssen Sie darauf achten, dass die zugrunde liegenden Rechte und Pflichten noch nicht verjährt sind. Die Aufbewahrungsfristen sind daher eng mit den Verjährungsfristen verknüpft. Oft greifen mehrere gesetzliche Vorgaben gleichzeitig, wodurch unterschiedliche Aufbewahrungsfristen parallel gelten. In solchen Fällen ist stets die längste Frist maßgebend.
Im Folgenden haben wir die wichtigsten Aufbewahrungsfristen nach Anwendungsfall für Sie zusammengestellt. Diese Übersicht soll Ihnen helfen, die für Ihren Fall geltende Aufbewahrungsfrist leicht zu ermitteln.
Expertentipps
- Behalten Sie die Stundenzettel ihrer Mitarbeiter generell mindestens 7 Jahre auf, damit sie in jedem Anwendungsfall die Arbeitszeiten nachweisen können.
- Bei laufenden Rechtsverfahren ist es ratsam, die betreffenden Unterlagen (wie z. B. Arbeitszeitaufzeichnungen) über die Verjährungsfrist hinaus bis zum endgültigen Abschluss des Verfahrens aufzubewahren.
1. Wie lange ist die allgemeine Aufbewahrungsfrist nach dem Arbeitszeitgesetz?
| Aufbewahrungsfrist | mindestens 1 Jahr |
| Beschreibung | Wenn die Pflichten zur Arbeitszeitaufzeichnung nicht eingehalten werden, drohen verwaltungsrechtliche Strafen. Wenn keine andere passende Aufbewahrungsfrist zutrifft, ergibt sich die kürzeste Frist zur Aufbewahrung der Arbeitszeitaufzeichnungen aus der Verjährungsfrist für diese Verstöße. |
| Gesetzliche Bestimmung | § 28 Abs 2 Z 7 Arbeitszeitgesetz (AZG) iVm § 31 Abs 1 Verwaltungsstrafgesetz |
2. Aufbewahrungsfrist für sozialversicherungsrelevante Dokumente
| Aufbewahrungsfrist | 5 bis 7 Jahre |
| Beschreibung | Auch wenn die Aufbewahrungsfrist lt. AZG nur ein Jahr beträgt, müssen Sie alle Unterlagen hinsichtlich Art und Umfang des Arbeitsverhältnisses, Unterlagen zum Entgelt und alle notwendigen Dokumente zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge, somit sehr häufig auch Arbeitszeitaufzeichnungen, mindestens fünf Jahre und längstens sieben Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist von längstens sieben Jahre ergibt sich daraus, dass der VwGH § 42 Abs 1 ASVG dahingehend interpretiert, dass die unternehmensrechtlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung von Büchern herangezogen werden müssen (vgl VwGH 11. 8. 1975, 2005/73) (vgl. § 212 UGB). Auskünfte zu den maßgebenden Umständen des Versicherungsverhältnisses Ihrer Mitarbeiter Innerhalb dieser 7-Jahres-Frist müssen Sie binnen 14 Tagen in der Lage sein, wahrheitsgemäß Auskunft über alle für das Versicherungsverhältnis maßgebenden Umstände (Art, Umfang, sonstige Umstände) zu erteilen und die Einsicht in alle Geschäftsbücher und Belege sowie sonstigen Aufzeichnungen, die für das Versicherungsverhältnis von Bedeutung sind, zu ermöglichen. |
| Gesetzliche Bestimmung | Allgemeines Sozialversicherungsgesetz (vgl. § 42 Abs 1 ASVG) |
3. Zahlen Sie an Ihre Mitarbeiter Überstunden aus und verwenden Sie dabei die Arbeitszeitaufzeichnungen als nachweislichen Buchungsbeleg?
| Aufbewahrungsfrist | 7 Jahre (Beginn der Frist: Schluss des jeweiligen Kalenderjahres) |
| Beschreibung | Verwenden Sie bei der Auszahlung von Überstunden Arbeitszeitaufzeichnungen als nachweislichen Buchungsbeleg, gilt für Sie in Bezug auf die Arbeitszeitaufzeichnungen die unternehmensrechtliche Aufbewahrungsfrist. |
| Gesetzliche Bestimmung | Unternehmensgesetzbuch (UGB) vgl. § 212 |
4. Zahlen Sie an Ihre Mitarbeiter Überstunden aus?
| Aufbewahrungsfrist | 7 Jahre (Beginn der Frist: Schluss des Kalenderjahres auf das sich die Belege beziehen oder Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet (bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr)) |
| Beschreibung | Geleistete Überstunden sind in der Abrechnung gemäß § 78 Abs 5 EStG 1988 auszuweisen (vgl. § 26 Abs 7 AZG). Daher ist im Falle der Auszahlung von Überstunden die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist auf die Arbeitszeitaufzeichnungen anwendbar. |
| Gesetzliche Bestimmung | Bundesabgabenordnung (vgl. § 132 Abs 1 BAO) |
5. Gibt es offene Entgeltforderungen Ihrer Arbeitnehmer?
| Aufbewahrungsfrist | 3 Jahre |
| Beschreibung | Wenn Arbeitnehmer Ansprüche auf Lohn oder Auslagenersatz aus ihren Dienstverträgen haben oder der Arbeitgeber Vorschüsse auf solche Forderungen gewährt hat, muss diese Verjährungsfrist bei der Aufbewahrung der Arbeitszeitaufzeichnungen beachtet werden. |
| Gesetzliche Bestimmung | Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch (vgl. § 1486 Z 5 ABGB) |
6. Beschäftigen Sie in Ihrem Unternehmen Zugpersonal?
Zugpersonal sind Mitarbeiter, die als Triebfahrzeugführer oder Zugbegleitpersonal an Bord eines Zuges beschäftigt werden
(vgl. § 18f Abs 1 Z 1 AZG).
| Aufbewahrungsfrist | 1 Jahr |
| Gesetzliche Bestimmung | Arbeitszeitgesetz (vgl. § 18k AZG) |
7. Sind in Ihrem Unternehmen Lenker tätig?
Lenker sind Arbeitnehmer, die im Rahmen eines Beschäftigungs- oder Ausbildungsverhältnisses ein Kraftfahrzeug auf öffentlichen Straßen, sei es auch nur kurze Zeit, selbst lenken oder sich im Kraftfahrzeug befinden, um es gegebenenfalls später bei einer Mehrfahrerbesetzung selbst zu lenken.
| Aufbewahrungsfrist | mindestens 24 Monate (Beginn der Frist bei Durchrechnung der Arbeitszeit: Ende des Durchrechnungszeitraumes) |
| Gesetzliche Bestimmung | Arbeitszeitgesetz (vgl. § 17b AZG) |
8. Beschäftigen Sie in Ihrem Betrieb Jugendliche?
Als Jugendliche versteht man Personen bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres, die nicht als Kinder gelten. Kinder sind Minderjährige bis zur Vollendung des 15. Lebensjahres oder bis zur späteren Beendigung der Schulpflicht.
| Aufbewahrungsfrist | 2 Jahre Bei Neuanlage des Jugendlichenverzeichnisses: Aufbewahrung der vorher geführten Verzeichnisse bis zum Ablauf von zwei Jahren nach der letzten Eintragung. |
| Gesetzliche Bestimmung | Kinder- und Jugendlichen Beschäftigungsgesetz (vgl. § 26 KJBG 1987) |
9. Haben Sie einem Ihrer Mitarbeiter zu wenig Entgelt bezahlt und liegt deshalb ein Fall von Unterentlohnung vor?
Strafbare Unterentlohnung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer nicht das ihm per Gesetz, Verordnung oder Kollektivvertrag zustehende Mindestentgelt erhält.
| Aufbewahrungsfrist | 5 Jahre Beginn der Frist: Fälligkeit des Entgelts |
| Beschreibung | Die Dauer der Aufbewahrungsfrist ergibt sich bei strafbarer Unterentlohnung durch die Verfolgungsverjährung und die Strafbarkeitsverjährung. Die Verfolgungsverjährung besagt, dass eine Verwaltungsübertretung nach einer bestimmten Frist nicht mehr strafrechtlich verfolgt werden kann. Wenn der Staat innerhalb dieser Frist keine rechtlichen Schritte einleitet, kann der Arbeitgeber nicht mehr bestraft werden. Die Dauer der Verjährungsfrist hängt von der Schwere der Übertretung ab.
|
| Gesetzliche Bestimmung | Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (vgl. § 29 Abs 4 und 5 LSD-BG) |
10. Sind noch Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Mitarbeiter ausständig?
| Aufbewahrungsfrist | 3 bis 5 Jahre Beginn der Frist: Tag der Fälligkeit der Beiträge Beginn der Frist bei Meldeverstoß an die Sozialversicherung : Tag der verspäteten Meldung |
| Beschreibung | Bei offenen Beitragsschulden oder Meldeverstößen in der Sozialversicherung ist die Verjährungsfrist (3 bis 5 Jahre) für die Feststellung der Beitragspflicht entscheidend und muss bei der Aufbewahrung der Aufzeichnungen berücksichtigt werden. |
| Gesetzliche Bestimmung | Allgemeines Sozialversicherungsgesetz (vgl. § 68 Abs 1 ASVG) |
Datenschutz bei Aufbewahrung von Stundenzetteln in Österreich
Der Datenschutz ist ein wichtiger Aspekt bei der Aufbewahrung von Unterlagen im Rahmen der Zeiterfassung in Österreich.
Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt hier strenge Regeln vor. Wenn eine gesetzliche Arbeitszeiterfassungspflicht besteht, müssen Sie die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzeichnen – aber nur so weit es die DSGVO erlaubt. Für alle Informationen und Datenverarbeitungen, die nicht unmittelbar zur Erfüllung Ihrer gesetzlichen Arbeitszeiterfassungspflicht notwendig sind, benötigen Sie die Zustimmung Ihrer Mitarbeiter.
Informieren Sie sich als Arbeitgeber genau darüber, welche Daten Sie erfassen, verarbeiten und aufbewahren dürfen und wann Sie diese wieder löschen müssen.
Wir haben die wichtigsten Informationen zu Arbeitszeiterfassung & Datenschutz in diesem Artikel für Sie zusammengefasst:
So lange müssen Sie die Unterlagen Ihrer Zeiterfassung aufbewahren:
