Wie Sie die richtige Zeiterfassung auswählen [inkl. Checkliste]

Moderne digitale Zeiterfassungstools bieten einige Vorteile. So sorgen diese nicht nur für eine genaue Erfassung und effiziente Verwaltung von Arbeitszeiten. Sie unterstützen auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Bei der Vielzahl an verfügbaren Softwarelösungen für Zeiterfassung am Markt, kann die Auswahl des richtigen Systems aber eine Herausforderung darstellen. 

In diesem Artikel erklären wir Ihnen in 6 Schritten, wie Sie die richtige Zeiterfassung für Ihr Unternehmen auswählen. Zusätzlich dazu haben wir für Sie eine Checkliste erstellt, mit der Sie Ihre Ziele und Anforderungen an das Zeiterfassungssystem genau festlegen können.

Schritt 1: Analysieren Sie den Ist-Zustand Ihrer bestehenden Zeiterfassung

• Welche Herausforderungen gibt es bei der aktuellen Zeiterfassung?
  – z.B. hoher administrativer Aufwand
  – manuelle Prozesse und Fehleranfälligkeit
  – Zettelwirtschaft
  – Fehlender Überblick über alle Arbeitszeiten, Urlaube usw.
  – Fehlende oder manuelle Auswertungen
  – Habe ich für verschiedene Abteilungen andere Anforderungen?
• Wie beeinträchtigen diese Herausforderungen die Genauigkeit und Effizienz Ihrer Zeiterfassung?
• Können Sie mit dem bestehenden System überhaupt alle rechtlichen Anforderungen zur Zeiterfassungspflicht erfüllen?
• Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter mit dem bestehenden System?

Schritt 2: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Möglichkeiten einer digitalen Zeiterfassung

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten eine Vielzahl von Eigenschaften und Möglichkeiten. Machen Sie sich nun mit den verschiedenen Funktionen der Lösungen vertraut. Wenn Sie bereits wissen, welchen Funktionsumfang digitale Zeiterfassungsprogramme bieten, können Sie direkt zum nächsten Schritt übergehen.

Wir geben Ihnen hier einen Überblick über die 10 wichtigsten Eigenschaften, die Sie bei der Auswahl einer digitalen Zeiterfassung berücksichtigen sollten:

1. Gesetzeskonformität

Das bedeutet: Arbeitszeiten müssen korrekt, transparent und vollständig dokumentiert werden und alle vorgeschriebenen Angaben auf dem Stundenzettel müssen enthalten sein. Ebenso muss das System den Datenschutz gewährleisten, eine gesetzeskonforme Nutzer-Berechtigungsstruktur anbieten und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterstützen.

2. Zeiterfassung für alle Endgeräte und Arbeitsorte

Eine Zeiterfassungslösung, die webbasiert ist und auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphones, Tablets und PCs nutzbar ist, ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten flexibel zu erfassen – unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs sind.

3. Flexibilität

Die Flexibilität des Systems ist sehr wichtig, um den unterschiedlichen betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden. Dabei umfasst Flexibilität folgende wesentlichen Aspekte:

• Systemaufbau (All-in-one-Lösung oder modularer Systemaufbau)
• Anpassungsfähigkeit der Arbeitszeitregeln (z.B. Überstunden, Pausen etc.) und Arbeitszeitmodelle (z.B. Teilzeit, Gleitzeit etc.)
• Skalierbarkeit (z.B. Unterstützung für wachsende Benutzerzahlen, Erweiterbarkeit um zusätzliche Funktionen)
• Schnittstelle zu anderen Systemen (z.B. durch APIs, Dateiexporte/-importe etc.)

4. Projektzeiterfassung

Für Unternehmen, die projektbasiert oder für Kunden arbeiten, ist neben der Arbeitszeiterfassung eine Projektzeiterfassung unerlässlich. Diese Funktion ermöglicht es, Arbeitszeiten direkt Projekten, Aufgaben oder Kunden zuzuordnen. Dies kann auch für die interne Kostenrechnung genutzt werden.

5. Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung

Eine Zeiterfassung mit einer integrierten Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung ermöglicht die digitale Beantragung und Genehmigung von Urlaubstagen sowie die elektronische Verwaltung von Krankheitstagen und anderen Abwesenheiten.

6. Stundenzettel, Berichte und Auswertungen

In einem digitalen Zeiterfassungssystem erstellen Sie jederzeit Stundenzettel, Urlaubssalden, Berichte und Auswertungen, z.B. zu Krankenstandstagen, Stundensalden oder Überstunden.

7. Benutzerfreundlichkeit

Ein intuitives Design und eine einfache Navigation ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, schnell und fehlerfrei ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Systeme mit einer klaren Benutzeroberfläche und verständlichen Funktionen reduzieren Schulungsbedarf und erleichtern die Integration in bestehende Abläufe.

8. Genauigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Systems

Ein stabiles und zuverlässiges System zeichnet sich durch eine robuste Infrastruktur und kontinuierliche Updates aus. Dies verhindert Datenverluste und minimiert Ausfallzeiten, wodurch eine genaue Zeiterfassung sichergestellt wird.

9. Support und Zuverlässigkeit des Anbieters

10. Software mieten oder kaufen

Ob Sie das System kaufen oder als Software-as-a-Service (SaaS) mieten, hängt von finanziellen Möglichkeiten, der Flexibilität bei der Skalierung, der Datenkontrolle und -sicherheit sowie der langfristigen Strategie des Unternehmens ab.

Schritt 3: Definieren Sie die Ziele und die Anforderungen an Ihr neues System

Ziele festlegen

Auf Basis der Analyse Ihrer Ausgangssituation und der Funktionen, die für Ihren Betrieb nützlich sind, definieren Sie nun klare Ziele, die Sie mit Ihrem neuen Zeiterfassungssystem erreichen möchten.

Hier sind einige Beispiele:

• Administrativen Aufwand reduzieren und Prozesse vereinfachen
• Genauigkeit und Effizienz verbessern
• Digitales Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
• Automatische Überprüfung rechtlicher Anforderungen, wie die Einhaltung von Pausen oder Ruhezeiten
• Benutzerfreundlichkeit erhöhen
• Flexibilität erhöhen, was das Abbilden von verschiedenen Arbeitszeitmodellen betrifft

Anforderungskatalog erstellen

Erstellen Sie eine Liste mit allen Anforderungen, die das neue System erfüllen soll. Unterscheiden Sie dabei zwischen Funktionen und Kriterien, die unverzichtbar sind, und solchen, die zwar nützlich, aber nicht unbedingt erforderlich sind:

• Muss-Anforderungen sind eine absolute Notwendigkeit und müssen vom zukünftigen System zwingend erfüllt werden (z.B. Arbeitszeiterfassung webbasiert, Rechtssicherheit, Datensicherheit, korrekte Abbildung verschiedener Arbeitszeitmodelle etc.).
• Kann-Anforderungen sind wünschenswert und bieten zusätzlichen Nutzen, sind aber nicht unbedingt erforderlich (z.B. mobile Zeiterfassung am Smartphone, zusätzliche Projektzeiterfassung etc.).

Anforderungen priorisieren und gewichten

Gehen Sie Ihre Liste Punkt für Punkt durch und weisen Sie dabei jeder Anforderung eine Gewichtung zu. Dabei sollten Sie überlegen, wie stark jede Anforderung dazu beiträgt, die Ziele zu erreichen, die Sie mit der Zeiterfassung verfolgen.

Anforderung	Gewichtung
Erfüllung der rechtlichen Anforderungen, z.B. – Arbeitszeitmodelle – Arbeitszeitkonto – Automatische Überprüfungen – Datenschutz	30 %
Nutzung für jede Tätigkeit und jeden Arbeitsort geeignet – Büro – Außendienst – Produktion  – Home Office – PC – Terminal – Smartphone	20 %
Benutzerfreundlichkeit – einfache Bedieung – Self-Service für Mitarbeiter – wenig Einschulung erforderlich – Stundenzettel auf Knopfdruck	15 %
Kosten	15 %
Skalierbarkeit	10 %
Kundensupport	10 %

Schritt 4: Führen Sie eine Recherche zu Anbietern durch

Beginnen Sie mit einer umfassenden Recherche nach Anbietern, die digitale Zeiterfassungslösungen anbieten.

Nutzen Sie verschiedene Quellen, um eine möglichst breite Auswahl zu erhalten:

1. Online-Suche: Verwenden Sie Suchmaschinen, um Anbieter von Zeiterfassungssystemen zu finden. Achten Sie auf Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte.
2. Branchenverzeichnisse und Bewertungsportale: Suchen Sie in spezialisierten Verzeichnissen und auf Plattformen wie OMR, Trusted , Trustpilot, Capterra oder G2 nach Bewertungen und Ranglisten.
3. Netzwerk und Empfehlungen: Fragen Sie Kollegen, Geschäftspartner oder in beruflichen Netzwerken nach Empfehlungen und Erfahrungen mit bestimmten Anbietern.
4. Fachmessen und Konferenzen: Sie können auch Branchenveranstaltungen besuchen, um direkte Einblicke und persönliche Kontakte zu Anbietern zu bekommen.

Schritt 5: Treffen Sie eine Vorauswahl Ihrer bevorzugten Anbieter

Erstellen Sie dafür zunächst eine Liste mit den Anbietern, die für Sie interessant sind.

Nehmen Sie dann eine erste Bewertung der ausgewählten Anbieter vor und berücksichtigen Sie dabei:

• die Erfüllung der Muss- und Kann-Anforderungen
• die Gewichtung der Anforderungen
• die Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen (z.B. Lohnabrechnung, Projektmanagement-Tools)
• die Benutzerfreundlichkeit und mobile Verfügbarkeit
• die Kosten für Miete bzw. Kauf inklusive Support 

Nachdem Sie Ihre Auswahl auf maximal 3 Anbieter eingegrenzt haben, nehmen Sie mit diesen Kontakt auf.

• Vereinbaren Sie Termine für Produktvorführungen (Demos) und Präsentationen.
• Stellen Sie darin spezifische Fragen zu Ihren Anforderungen und lassen Sie sich die Funktionen im Detail zeigen.
• Falls möglich, sprechen Sie mit Referenzkunden der Anbieter, um praktische Einblicke und Erfahrungen zu gewinnen.
• Starten Sie dann eine ausgiebige Testphase.

Schritt 6: Entscheiden Sie sich für ein System zur Zeiterfassung

Nach erfolgter Testung und Kontakt mit dem Anbieter sollten Sie einen umfassenden Überblick über die getesteten Systeme haben. Sie sollten nun darüber Bescheid wissen, welchen Funktionsumfang Sie erwarten können, welche Stärken und Schwächen die Systeme im Hinblick auf Ihre Anforderungen aufweisen und wie benutzerfreundlich diese sind.

Nun steht die Entscheidung an – aber wie treffen Sie diese am besten? Ein sinnvoller Ansatz ist, alle Anbieter anhand eines objektiven Bewertungsschemas zu vergleichen. Dieses soll auch die zuvor getroffene Gewichtung der Anforderungen umfassen.

So gehen Sie dabei vor:

1. Nutzen Sie dazu den von Ihnen erstellten Anforderungskatalog und bewerten Sie, inwieweit jedes System Ihre Anforderungen erfüllt
2. Entwickeln Sie eine Bewertungsskala und vergeben Sie Punktwerte für jede Ihrer Anforderungen

3. Multiplizieren Sie danach die vergebenen Punktwerte mit ihrem Gewicht
4. Summieren Sie die Ergebnisse, um eine Gesamtpunktzahl zu erhalten

Analysieren Sie anschließend die Gesamtpunktzahlen und vergleichen Sie die Bewertungen der verschiedenen Anbieter.

Entscheiden Sie sich für die Lösung, die die höchste Punktzahl erreicht hat und somit am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passt. 

Lassen Sie in Ihre Entscheidung aber auch Ihr Bauchgefühl einfließen und Faktoren wie den Eindruck aus den Demos oder die Qualität des bisherigen Supports.

Anforderungskatalog	Gewichtung	Anbieter 1	Anbieter 2	Anbieter 3
Erfüllung der rechtlichen Anforderungen, zB – Arbeitszeitmodelle – Arbeitszeitkonto – Automatische Überprüfungen – Datenschutz	30 %	2 (60)	3 (90)	5 (150)
Nutzung für jede Tätigkeit und jeden Arbeitsort geeignet – Büro – Außendienst – Produktion  – Home Office – PC – Terminal – Smartphone	20 %	5 (100)	4 (80)	5 (100)
Benutzerfreundlichkeit – infache Bedienung – Self-Service für Mitarbeiter – wenig Einschulung erforderlich – Stundenzettel auf Knopfdruck	15 %	3 (45)	5 (75)	4 (60)
Kosten	15 %	5 (75)	3 (45)	3 (45)
Skalierbarkeit	10 %	4 (40)	5 (50)	5 (50)
Kundensupport	10 %	3 (30)	4 (40)	5 (50)
Gesamtpunktzahl	100 %	350	380	455

In unserem Beispiel zeigt die Bewertung, dass Anbieter 3 die höchste Gesamtpunktzahl erreicht hat und somit die bevorzugte Wahl sein könnte. Voraussetzung ist jedoch immer, dass alle Muss-Anforderungen erfüllt werden. 

Zeiterfassung ausgewählt? So gelingt nun die erfolgreiche Einführung

Nachdem Sie eine Entscheidung getroffen haben, treten Sie in Vertragsverhandlungen mit dem bevorzugten Anbieter. Klären Sie alle vertraglichen Details, einschließlich Kosten, Supportleistungen, Zeitpläne zur Implementierung und zukünftige Updates.