So funktioniert die Zeiterfassung im Homeoffice
Das Arbeiten im Homeoffice hat sich in den letzten Jahren zu einem festen Bestandteil im Arbeitsalltag für viele Unternehmen entwickelt. Mehr Flexibilität, eine bessere Work-Life-Balance und gesteigerte Produktivität sind dabei nur einige der Vorteile, die das Homeoffice mit sich bringt.
Doch wie sorgen Sie dafür, dass die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter auch im Homeoffice korrekt erfasst wird? Welche gesetzlichen Regelungen gelten in Deutschland? Und wie helfen digitale Lösungen dabei, die Zeiterfassung effizient und gesetzeskonform umzusetzen?
In diesem Artikel gehen wir auf wichtige Aspekte zum Thema Zeiterfassung im Homeoffice ein und zeigen, wie Sie dies erfolgreich gestalten.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist mit der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice gemeint?
Die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice bezieht sich auf das Erfassen der Arbeitszeit, die Arbeitnehmer von zu Hause aus leisten.
Häufig kommen dabei digitale Lösungen zum Einsatz, um die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu dokumentieren. Diese bieten nicht nur eine flexible, ortsunabhängige Erfassung der Arbeitszeiten. Auch sorgen sie dafür, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.
2. Homeoffice & Mobiles Arbeiten: Das ist der Unterschied
Häufig werden die Begriffe Homeoffice und mobiles Arbeiten synonym verwendet. Sie haben jedoch eine unterschiedliche Bedeutung:
- Homeoffice (Teleheimarbeit): Arbeitnehmer arbeiten ausschließlich von zu Hause bzw. von einem zuvor definierten Ort im privaten Umfeld.
- Mobiles Arbeiten (Mobile Telearbeit): Arbeitnehmer sind ortsunabhängig und können ihre Arbeit an beliebigen Orten erledigen – z.B. im Zug, im Café oder bei einem Kunden.
Mehr zum Thema Telearbeit in Deutschland und wie Sie dies erfolgreich umsetzen.
3. Rechtliche Anforderungen an die Zeiterfassung im Homeoffice
Im Homeoffice gelten für Mitarbeiter dieselben gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeiterfassung wie im Büro.
Konkret bedeutet das: Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, um die täglich geleistete Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch und lückenlos zu erfassen.
Dies wurde EU-weit mit dem EuGH-Urteil von 2019 zur Arbeitszeiterfassung entschieden (C-55/18). 2022 wurde die Pflicht der Zeiterfassung für Unternehmen in Deutschland durch das BAG-Urteil dann bestätigt (1 ABR 22/21).
3. 1. Für welche Arbeitnehmer gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?
Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer in Deutschland zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice verpflichtet. Eine Ausnahme besteht jedoch z.B. für leitende Angestellte, die vom Geltungsbereich des Arbeitszeitgesetzes ausgenommen sind (vgl. § 18 Arbeitszeitgesetz).
3. 2. Was genau muss im Homeoffice erfasst werden?
Während der Arbeit im Homeoffice müssen Mitarbeiter folgendes erfassen:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Pausenzeiten
- Überstunden
Hinweis
Bis die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vollständig umgesetzt ist, können sich die Anforderungen an die Erfassung noch ändern. Beispielsweise wurde bisher die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung regierungsintern diskutiert.
3.3. Welche Pausen und Ruhezeiten gelten im Homeoffice?
Auch im Homeoffice müssen Arbeitnehmer die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) einhalten.
Dies betrifft somit die Pausenregelung und Ruhezeiten:
- Nach einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden müssen Arbeitnehmer eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten einlegen (vgl. § 4 ArbZG).
- Bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden ist eine Pause von mindestens 45 Minuten vorgeschrieben (vgl. § 4 ArbZG).
Zwischen zwei Arbeitseinsätzen muss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden liegen (vgl. § 5 ArbZG).
3.4. Kernarbeitszeit im Homeoffice
Die Kernarbeitszeit im Homeoffice bezieht sich auf die Arbeitszeiten, in denen Mitarbeiter erreichbar und anwesend sein müssen – z.B. Montag bis Freitag von 9:00 bis 15:00 Uhr.
Dies sorgt dafür, dass Mitarbeiter für Besprechungen zu bestimmten Zeiten verfügbar sind – auch wenn sie im Homeoffice arbeiten.
Es besteht jedoch keine Pflicht, diese Kernarbeitszeit zu erfassen. Denn: Sie hat nichts mit der Zeiterfassung zu tun, sondern mit der Erreichbarkeit der Mitarbeiter.
4. Steuerliche Regelungen zur Arbeit im Homeoffice
2020 wurde in Deutschland die Homeoffice-Pauschale eingeführt. Damit können Arbeitnehmer, die von zu Hause arbeiten, einen pauschalen Betrag von der Steuer absetzen.
Am 01. Januar 2023 wurde diese Pauschale verbessert.
Seitdem gelten folgende Bestimmungen (vgl. Bundesregierung):
| Tägliche Homeoffice-Pauschale | 6 Euro pro Tag |
| Maximal jährliche Homeoffice-Pauschale | 1.260 Euro pro Jahr |
| Maximale Anzahl der anrechenbaren Homeoffice-Tage | 210 Tage pro Jahr |
| Voraussetzungen für Pauschale |
|
Wie prüft das Finanzamt die Homeoffice-Tage?
Bei der Steuererklärung für die Homeoffice-Pauschale müssen Arbeitnehmer die Anzahl der Homeoffice-Tage angeben.
Sollte es Unstimmigkeiten geben, kann das Finanzamt Nachweise verlangen, wie Kalenderaufzeichnungen, Arbeitszeitprotokolle oder Bestätigungen des Arbeitgebers.
5. Wie kann die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice erfolgen?
5.1. Manuelle Zeiterfassung
Eine Zeiterfassungsmethode im Homeoffice ist das Ausfüllen von handschriftlichen Stundenzetteln oder Excel-Tabellen. Die Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten manuell ein und übermitteln diese anschließend an die Personalabteilung.
5.2. Digitale Zeiterfassungssysteme
Mit einer digitalen Zeiterfassung lassen sich Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter einfach und genau dokumentieren. Die Arbeitnehmer erfassen ihre Arbeitsstunden per Webanwendung oder mobiler App. Die Daten werden in Echtzeit synchronisiert, was für eine genaue Dokumentation und mehr Transparenz sorgt.
6. Vorteile der digitalen Zeiterfassung im Homeoffice
Vorteile für
Arbeitgeber
- Mehr Zeit: Zeiterfassung wird automatisiert, was manuelle Prozesse reduziert und so Zeit spart
- Einfache Kontrolle: Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten können leicht überwacht werden
- Erhöhte Rechtssicherheit: Gesetzliche Regelungen (z.B. Höchstarbeitszeiten, Pausen etc.) werden automatisch überprüft und eingehalten
- Einfache Verwaltung: Verschiedene Arbeitszeitmodelle und -regeln lassen sich abbilden
- Hohe Datensicherheit: Verschlüsselte Übertragungen und Zugriffsrechte schützen sensible Mitarbeiterdaten
Vorteile für Arbeitnehmer
- Mehr Flexibilität: Arbeitszeiten können per Smartphone, Tablet oder Computer erfasst werden
- Klarer Überblick: Genaue Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden in Echtzeit
- Weniger Fehler: Automatische Zeiterfassung reduziert Fehler, die durch manuelle Eingaben entstehen können
- Faire Vergütung: Arbeitszeiten werden genau erfasst, was eine faire Abrechnung sicherstellt
- Sicherer Datenschutz: Mitarbeiterdaten werden sicher verarbeitet und aufbewahrt
7. So gelingt die digitale Zeiterfassung im Homeoffice
Um die digitale Zeiterfassung im Homeoffice erfolgreich umzusetzen, finden Sie hier abschließend ein paar Tipps:
- Setzen Sie auf benutzerfreundliche, transparente Tools, die flexibel und DSGVO-konform sind.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Pflicht zur Zeiterfassung und welche Vorteile eine digitale Software zur Arbeitszeiterfassung bringt.
- Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern in Schulungen, wie das Tool funktioniert.
So wählen Sie Ihre Zeiterfassung aus:
Mit einer Software-Lösung wie timr schaffen Sie die Basis für eine effiziente digitale Zeiterfassung im Homeoffice. So behalten Sie nicht nur den Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. Auch sorgen Sie dafür, dass gesetzliche Anforderungen eingehalten werden.
