Nach dem Mindestlohngesetz sind Sie als Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet, die täglich geleistete Arbeitszeit Ihrer Minijobber zu erfassen.

Dies soll die Einhaltung des Mindestlohns sicherstellen und Arbeitnehmer vor Ausbeutung schützen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Aufzeichnungspflicht für den Minijob gesetzlich geregelt ist, welche Ausnahmen gelten und was bei Nichteinhaltung der Regeln passiert.

Auch zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung bei Minijobs – inkl. kostenloser Stundenzettel-Vorlage zum Download.

Inhaltsverzeichnis

Gesetzliche Regelungen zur Aufzeichnungspflicht bei Minijobs

In der Regel gelten auch für geringfügig Beschäftigte die gleichen Bestimmungen aus dem Arbeitszeitgesetz wie für andere Arbeitnehmer in Deutschland.

Allerdings gibt es eine spezifische Regelung für den Minijob, was die Dokumentation der Arbeitszeiten betrifft.

In diesem Fall greift das Mindestlohngesetz (MiLoG), das eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten für Minijobs vorsieht.

Diese Regelung wurde eingeführt, um die Einhaltung des Mindestlohns sicherzustellen und Schwarzarbeit zu bekämpfen.

Konkret gelten für Sie als Arbeitgeber folgende Vorgaben (vgl. § 17 Abs. 1 MiLoG):

Sie sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Minijobber zu erfassen.
Die Aufzeichnungen müssen innerhalb von spätestens 7 Kalendertagen nach dem Tag der erbrachten Arbeitsleistung erfolgen.

Sie müssen die Aufzeichnungen für einen Zeitraum von mindestens 2 Jahren aufbewahren – beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.

Lesetipp

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Für welche Arbeitnehmer und Branchen gilt die Aufzeichnungspflicht?

Die Pflicht der Arbeitszeiterfassung gemäß Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG) gilt für alle Minijobber, die in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind.

Darüber hinaus besteht eine allgemeine Aufzeichnungspflicht für bestimmte Branchen mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit. Diese Branchen sind in § 2a Schwarzarbeitsgesetz (SchwarzArbG) festgelegt.

Ein zentraler Grund für diese Regelung ist die Bekämpfung von Schwarzarbeit. Die vollständige Erfassung der Arbeitszeiten dient Behörden dazu, illegale Beschäftigung und nicht angemeldete Arbeit leichter aufzudecken.

Zu den betroffenen Branchen gehören unter anderem:

Baugewerbe
Gaststätten und Beherbergungsgewerbe
Forstwirtschaft
Gebäudereinigung

Welche Ausnahmen gibt es von der Aufzeichnungspflicht bei Minijobs?

Bestimmte Arbeitsverhältnisse sind von der gesetzlichen Regelung zur Dokumentationspflicht bei Minijobs ausgenommen.

Dies betrifft folgende Fälle:

Familienangehörige (vgl. § 1 Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung)

Wenn nahe Familienangehörige in Ihrem Betrieb mitarbeiten, müssen Sie deren Arbeitszeiten nicht erfassen.
Dazu zählen Ehepartner, eingetragene Lebenspartner, Eltern und Kinder des Arbeitgebers.
Diese Ausnahme gilt auch dann, wenn diese Familienangehörigen in einem Minijob beschäftigt sind.
Sind Sie als Arbeitgeber eine juristische Person (z.B. GmbH), bezieht sich die Ausnahme auf die Verwandtschaft bzw. Beziehung zum vertretungsberechtigten Organ.

Minijobber im Privathaushalt (vgl. Bundesministerium für Arbeit und Soziales)

Auch bei Minijobbern, die in Privathaushalten beschäftigt sind, besteht keine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten.
Dies betrifft Minijobs wie Haushaltshilfen, Kinderbetreuung oder Tiersitter.

Diese Besonderheiten gelten bei mobilen Tätigkeiten

Wenn Ihre geringfügig Beschäftigten ausschließlich mobil arbeiten, gelten vereinfachte Bestimmungen bei der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

In diesem Fall müssen Sie nur die Dauer der täglichen Arbeitszeit des Minijobbers festhalten. Die Aufzeichnung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit hingegen entfällt.

Diese Regelung gilt dann, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind (vgl. § 1 Mindestlohnaufzeichnungsverordnung):

Der Minijobber muss eine ausschließlich mobile Tätigkeit ausüben, die an keinen festen Beschäftigungsort gebunden ist. Beispiele dafür sind Zustelldienste, Straßenreinigung oder Personenbeförderung.
Sie dürfen dem Minijobber keine festen täglichen Arbeitszeiten vorschreiben.
Der Minijobber muss seine tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen.

Was passiert bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht?

Als Arbeitgeber liegt es in Ihrer Verantwortung, die Dokumentationspflicht einzuhalten und Stundenaufzeichnungen der Minijob-Beschäftigten zu führen.

Sollten Sie gegen diese Verpflichtung verstoßen, drohen Ihnen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro (vgl. § 21 Abs. 3 MiLoG).

Eine Missachtung der Aufzeichnungspflicht liegt dann vor, wenn Sie die Arbeitszeiten Ihrer Minijobber nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erfassen. Auch eine Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfrist von mindestens 2 Jahren wird als Verstoß angesehen.

3 Möglichkeiten, um die Zeiterfassung für Minijobs umzusetzen

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, wie die Aufzeichnung der Arbeitszeit zu erfolgen hat.

Aus diesem Grund bleibt es Ihnen überlassen, wie Sie die Arbeitszeiten der Minijobber in Ihrem Unternehmen erfassen.

Zeiterfassung mit Stift und Papier

Um die Arbeitszeiten von Minijobbern zu erfassen, können Sie handschriftliche Stundenzettel führen. Hier tragen die Beschäftigten ihre geleisteten Arbeitsstunden auf ausgedruckten Stundenzetteln ein und geben diese anschließend an Sie oder die Personalabteilung weiter.

Zeiterfassung mit Excel

Eine weitere Möglichkeit zur Zeiterfassung bei Minijobs besteht darin, die Arbeitsstunden in Excel-Tabellen einzutragen. Die Mitarbeiter können eine einfach gestaltete Tabelle nutzen, in der Datum, Beginn, Ende und Dauer der geleisteten Arbeitszeit dokumentiert werden.

Digitale Zeiterfassung

Eine digitale Stempeluhr bietet Ihnen die Möglichkeit, die Arbeitszeiten von Minijobbern elektronisch zu erfassen. Dabei können die Arbeitnehmer meist über eine App am Smartphone, mit dem Computer oder an einem stationären Terminal ihre Arbeitszeiten ein- und ausstempeln.

So finden Sie die geeignete Methode zur Zeiterfassung

Welche Zeiterfassungsmethode für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab (z.B. der Unternehmensgröße, den gesetzlichen Anforderungen oder der Flexibilität der Arbeitszeiten).

Je nach Betriebsstruktur und individuellen Anforderungen kann eine Lösung mit Stundenzetteln ausreichen oder eine digitale Zeiterfassung sinnvoll sein.

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