Arbeitszeiterfassungspflicht in Österreich: Die wichtigsten Fragen und Antworten zu Arbeitszeitaufzeichnungen

1. Wo ist die Arbeitszeiterfassungspflicht gesetzlich geregelt?

2. Wer kann die Zeitaufzeichnung führen?

Die Pflicht zur Zeiterfassung liegt beim Arbeitgeber, der die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter korrekt erfassen muss. 

Der Arbeitgeber hat jedoch die Möglichkeit, einen verantwortlichen Beauftragten für die Aufzeichnungspflicht zu bestellen. Für die Wirksamkeit dieser Bestellung ist gewöhnlich eine schriftliche Anzeige bei der Arbeitsinspektion erforderlich, einschließlich eines Nachweises über die Zustimmung des Beauftragten. Nur ein leitender Angestellter, dem maßgebliche Führungsaufgaben selbstverantwortlich übertragen sind, kann als Beauftragter fungieren.

Überträgt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer selbst die Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen, bleibt der Arbeitgeber dennoch für die korrekte Einhaltung der Aufzeichnung verantwortlich (§ 26 Abs. 4 AZG). Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer entsprechend anleiten, die Aufzeichnungen einfordern und auf ihre Richtigkeit überprüfen.

3. Welche Betriebe müssen Arbeitszeitaufzeichnungen führen?

Grundsätzlich müssen alle Betriebe und Dienstgeber, einschließlich Kleinbetriebe mit nur einem oder wenigen Mitarbeitern, der Aufzeichnungspflicht nachkommen. 

4. Für welche Gruppe von Arbeitnehmern gilt die Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeiten?

Sie müssen die Arbeitszeiten für jene Arbeitnehmer dokumentieren, die unter das Arbeitszeitgesetz (AZG) bzw. das Arbeitsruhegesetz (ARG) fallen. Das gilt auch dann, wenn diese Mitarbeiter in Teilzeit arbeiten oder geringfügig beschäftigt sind. 

4.1. Welche Ausnahmen gibt es?

Leitende Angestellte im Sinne des § 1 Abs. 2 Z 8 AZG müssen keine Arbeitszeitaufzeichnungen führen.

5. Was muss eine korrekte Arbeitszeiterfassung beinhalten bzw. welche Zeiten müssen dokumentiert werden?

Da die Arbeitszeiterfassung zur Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen dient, müssen daraus grundsätzlich folgende Informationen hervorgehen:

Tagesarbeitszeit “Ist-Arbeitszeit”	Sie müssen die Uhrzeiten (Beginn und Ende) und die Dauer der täglichen Arbeitszeit für jeden Arbeitnehmer pro Kalendertag protokollieren. Dabei ist es unerheblich, welche Tätigkeiten während der Arbeitszeit ausgeführt werden; entscheidend ist nur, dass es sich im rechtlichen Sinne um Arbeitszeit handelt. Auch Außendiensteinsätze, Reisebewegungen oder betrieblich notwendige Fortbildungen zählen generell zur Arbeitszeit und müssen somit erfasst werden.
Ruhepausen	Die Arbeitszeitaufzeichnungen müssen auch Angaben zu den Ruhepausen gem. § 11 AZG enthalten. Da die gesetzliche Ruhepause von mind. 30 Minuten spätestens nach der 6. Arbeitsstunde konsumiert werden muss, sollten Sie neben der Dauer auch die genaue Lage (Beginn und Ende) der Pause festhalten, unabhängig davon, ob die Pause bezahlt oder unbezahlt ist.
Wochenarbeitszeit	Auch die Summe der geleisteten wöchentlichen Arbeitszeit muss ohne großen Aufwand kontrollierbar sein. Deshalb sollte die korrekte Wochenarbeitszeit am Stundenzettel ablesbar sein.
Überstunden	Spätestens in der Lohnabrechnung müssen Überstunden korrekt ausgewiesen werden. Basis dafür sind die Arbeitszeitaufzeichnungen.
Tägliche Ruhezeit	Wenn Sie täglich den Beginn und das Ende der Arbeitszeit dokumentieren, ist die Dauer der täglich einzuhaltenden Ruhezeit berechenbar. Diese beträgt gem. AZG mind. 11 Stunden. Die tägliche Ruhezeit  ergibt sich aus der Endzeit des Arbeitstages 1 und der Beginnzeit von Arbeitstag 2.
Wöchentliche Ruhezeit	Während der wöchentlichen Ruhezeit dürfen Arbeitnehmer allgemein nicht beschäftigt werden. Sie umfasst mindestens 36 Stunden und muss den Sonntag mit einschließen. Die Einhaltung wird kontrolliert, indem vom Arbeitsbeginn am Montag 36 Stunden zurückgerechnet wird. Somit erfüllen die Arbeitszeitaufzeichnungen die Vorgabe, wenn Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden.
Arbeitszeiten während Ruhezeiten und an Feiertagen	Wenn Arbeitnehmer während der täglichen oder wöchentlichen Ruhezeit, der Ersatzruhe oder an Sonn- oder Feiertagen arbeiten, müssen zumindest Ort, Dauer und Art der Beschäftigung im Rahmen der Arbeitszeiterfassung festgehalten werden.
Durchrechnungszeitraum	Bei Arbeitszeitmodellen mit Durchrechnungszeitraum ist der Beginn und die Dauer der Durchrechnung zu notieren.

5.1. Gibt es bestimmte Sonderregelungen?

5.1.1. Ruhepausen – Entfall der Aufzeichnungspflicht (§ 26  Abs. 5 AZG)

Auch wenn es den Arbeitnehmern selbst überlassen bleibt, innerhalb eines festgelegten Zeitraumes die Ruhepause zu nehmen, entfällt die Aufzeichnungspflicht.

5.1.2. Gleitzeit

Im Fall einer Gleitzeitvereinbarung müssen zu den oben genannten Inhalten auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes dokumentiert werden (§ 26 Abs. 1 AZG).

Erfassen bei Gleitzeit die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten selbst, trifft Sie als Arbeitgeber gesetzlich eine besondere Sorgfaltspflicht, denn Sie müssen jedenfalls sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiterfassung ordnungsgemäß durchführen und sie dabei entsprechend anleiten (§ 26 Abs. 2 AZG). Am Ende der Gleitzeitperiode müssen Sie zudem die Aufzeichnungen kontrollieren und an Ihre Mitarbeiter aushändigen. 

5.1.3. Saisonbetriebe (§ 26 Abs. 2a AZG)

Bei einer Verkürzung der Ruhezeiten dürfen die Arbeitszeitaufzeichnungen nur vom Arbeitgeber geführt werden. Dabei sind die verkürzten Ruhezeiten sowie der Beginn und das Ende der Saison genau zu dokumentieren.

5.1.4. Arbeitsort und Homeoffice (§ 26 Abs. 3 AZG)

Für Arbeitnehmer, die die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen dürfen, gilt, dass nur die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden muss. 

5.1.5. Dienstplan bzw. feste Arbeitszeiteinteilung (§ 26 Abs. 5a AZG)

Arbeiten Ihre Mitarbeiter nach einer im Vorhinein festgelegten Arbeitszeiteinteilung, müssen Sie am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode (meist am Ende des Kalendermonats) die Einhaltung der dokumentierten Zeiten bestätigen und nur Abweichungen davon extra festhalten. Die Bestätigung des Arbeitnehmers ist im Falle von Streitigkeiten für die Verwertbarkeit als Beweis vor Gericht jedoch enorm wichtig.

5.2. Zusätzliche Pflichten

• Sie müssen dem Arbeitsinspektorat auf Verlangen Einsicht in die Arbeitszeitaufzeichnungen gewähren.
• Erfassen Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten nicht selbst, können diese gem. § 26 Abs. 8 AZG einmal pro Monat die Übermittlung von kostenfreien Arbeitszeitaufzeichnung vom Dienstgeber verlangen. Kommt der Dienstgeber trotz Verlangens diesem Ansuchen nicht nach, dann bewirkt dies die Hemmung der Verfallsfristen, solange die Übermittlung verwehrt wird.

6. Wie muss die Arbeitszeit in Österreich erfasst werden?

Wie die Arbeitszeitaufzeichnung zu erfolgen hat, ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Es bleibt daher Ihnen überlassen, welche Zeiterfassungsmethode Sie wählen. Sie können entscheiden, ob Sie händische Aufzeichnungen mit Papierzettel, Excel oder eine moderne Zeiterfassungssoftware, wie timr, nutzen möchten. Wichtig ist, dass Sie mit Ihrem Zeiterfassungssystem alle gesetzlichen Anforderungen einhalten.

Eine Übersicht über die gängigen Zeiterfassungsmethoden finden Sie hier.

7. Wie lange müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich müssen Sie die Aufzeichnungen ein Jahr lang aufbewahren. Bei Arbeitszeitmodellen mit Durchrechnungszeitraum beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende der Durchrechnungsperiode.

8. Wer kontrolliert die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben?

Die Arbeitsinspektion ist für die Überprüfung der Arbeitgeber hinsichtlich der Einhaltung ihrer Pflichten gem. AZG und Arbeitszeiterfassung zuständig. 

9. Was sind die Konsequenzen bei Verstößen gegen die Arbeitszeitaufzeichnungspflicht?

Bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht drohen Ihnen als Arbeitgeber Verwaltungsstrafen in Form von finanziellen Strafen (§ 28 Abs. 8 AZG).