Auf der Suche nach der richtigen Zeiterfassung? Machen Sie den Test
Es gibt keine zwei Tools zur Zeiterfassung, die sich gleichen – und das aus gutem Grund. Die Anforderungen jedes Unternehmens sind unterschiedlich. Wenn Sie einfach nur die reine Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erfassen wollen, macht es keinen Sinn ein komplexes System zur Aufgabenerfassung auszuwählen. Umgekehrt reicht ein besonders schlankes Tool für Betriebe mit vielen Projekten und Kundenaufträgen einfach nicht aus. Da es eine große Anzahl an Zeiterfassungslösungen gibt, ist das auch kein Problem. Die Herausforderung besteht darin, das richtige Tool für sich zu finden. Doch dafür gibt es eine sehr einfache Lösung: Testen Sie Zeiterfassungssysteme, es zahlt sich absolut aus!
Diese Situation wollen Sie vermeiden
Stellen Sie sich vor, Sie wählen in kurzer Zeit ohne es zu testen ein Zeiterfassungssystem aus und installieren es in Ihrem Betrieb. Die Mitarbeiter beginnen sofort damit zu arbeiten. Am nächsten Tag trudeln die ersten Beschwerden ein: die Aufgabenstruktur des Unternehmens kann nicht passend abgebildet werden, das Erfassen ist zu kompliziert, die Buchhaltung kann mit den zur Verfügung stehenden Daten nichts anfangen… Im besten Fall können Sie die Nutzung des Tools noch mit einigem Aufwand optimieren, im schlechtesten Fall müssen Sie sich erneut auf die Suche nach einer Lösung machen.
Mit dem Ziel langfristiger Zeit- und Kostenersparnis ist ein profunder Test ausgewählter Zeiterfassungssysteme also die beste Vorgehensweise. Bei seriösen Anbietern erhalten Sie diese Möglichkeit in jedem Fall.
Erfolgreich testen mit der richtigen Vorgehensweise
Grundsätzlich sollten Sie in 2 Schritten vorgehen:
1) Die Vorbereitung
Definieren Sie zuallererst die Anforderungen Ihres Betriebs an eine Zeiterfassung. Benötigen Sie nur Arbeitszeiterfassung, oder auch Projektzeiterfassung für Kundenaufträge? Geht es darum Zeit an einem fixen Standort zu erfassen, oder haben Sie auch Bedarf an einer mobilen Variante? Je besser Sie vorab schon wissen, was Sie alles benötigen, desto leichter können Sie die Auswahl für Ihren Test eingrenzen.
2) Der Test selbst
Jene Systeme, die Sie anhand der zuvor festgelegten Kriterien ausgewählt haben, sollten Sie nun ausführlich testen. Hier ein paar Tipps:
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- Beziehen Sie unbedingt Ihre Mitarbeiter in den Test mit ein: Die Zeiterfassung soll von den Mitarbeitern intensiv genutzt werden. Daher ist es umso wichtiger von ihnen Feedback zu erhalten. Beziehen Sie jedenfalls Mitarbeiter aus allen Abteilungen oder Unternehmensbereichen mit ein, die Ihnen ehrliches und konstruktives Feedback geben. Denken Sie dabei auch an jene Personen, die erfasste Daten weiterverarbeiten. Buchhaltung und Lohnverrechnung sollten ebenfalls berücksichtigt werden.
- Besprechen Sie vorher, worauf beim Testen geachtet werden soll: Die in der Vorbereitung definierten Anforderungen sind natürlich die Basis für Ihren Test. Es gibt eventuell aber auch spezifische Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen und Bereiche Ihres Unternehmens. Weisen Sie die Mitarbeiter an, diese besonders im Blick zu haben. Oft kristallisieren sich beim Testen wichtige Anforderungen erst so richtig heraus, die Sie vielleicht sonst nicht bedacht hätten.
- Testen Sie mit Ihren ausgewählten Mitarbeitern im Echtbetrieb: Ob eine Zeiterfassung für Ihr Unternehmen tatsächlich geeignet ist, finden Sie nur heraus, wenn Sie unter realen Bedingungen testen. So können Sie überprüfen, ob alle Anforderungen erfüllt werden sowie Schwachpunkte oder Problemfelder herausfinden.
