Zeiterfassung – das Wichtigste kurz und kompakt im Überblick
Die dringendsten Fragen zum Thema Zeiterfassung sind leicht und schnell beantwortet. Nehmen Sie sich 3 Minuten Zeit und holen Sie sich die wichtigsten Fakten.
Warum? Neben der Erfüllung von Pflichten, sparen Sie Zeit und Geld
Als Arbeitgeber sind Sie in Österreich generell verpflichtet Zeitaufzeichnungen für die Mitarbeiter zu führen. In Deutschland und der Schweiz gibt es ebenfalls gesetzliche Pflichten, was die Zeiterfassung betrifft. Daneben macht es vor allem unternehmerisch Sinn, weil Sie dadurch Zeit und Geld sparen können.
Gut dokumentierte An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter ermöglichen eine saubere und effiziente Lohnabrechnung. Werden alle Stunden für Projektaufwendungen erfasst, ermöglicht das zudem eine genauere Projektplanung und -kalkulation auf Basis der ausgewerteten Zeiten.
Der Arbeitnehmer hat bei einer ordentlichen Zeiterfassung einen Nachweis seiner geleisteten Stunden. Seine Zeitaufzeichnungen kann er bei Bedarf außerdem für das Identifizieren von so genannten Zeitfressern verwenden. Diese Arbeiten, die überproportional viel Zeit beanspruchen, lassen sich so leichter eliminieren.
Was? Alle Details, die Sie benötigen
Eine Zeiterfassung nutzen Sie am besten dazu alle notwendigen Details zu erfassen. Neben der reinen Erfassung der Anwesenheitszeit am Arbeitsplatz macht es Sinn Zeiten für Dienstreisen oder Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Krankenstand und Zeitausgleich festzuhalten. Wenn Sie zum Beispiel eine Dienstreise auch als solche erfassen, haben Sie einen Arbeitsschritt für die später anfallende Reisekostenabrechnung bereits vorweggenommen.
Projektzeiten, die Sie für Kundenaufträge oder im eigenen Betrieb anfallende Tätigkeiten erfassen, sind wertvolle Daten. Alles was dokumentiert und somit nachweisbar ist, können Sie dem Kunden verrechnen. Je genauer Sie daher die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten dokumentieren, desto besser.
Womit? Am besten mit einer digitalen Zeiterfassung
Händisches Erfassen mit Stift und Zettel kostet Zeit, Geld und Nerven. Mit einer digitalen Lösung sparen Sie sich das. Zeiten werden sofort erfasst, zentral abgespeichert und können somit schnell weiterverarbeitet werden.
- Als Arbeitnehmer müssen Sie nicht erst am Ende des Tages, der Woche oder gar des Monats alles aufschreiben.
- Als Arbeitgeber müssen Sie am Monatsende nicht den Mitarbeitern wegen ihrer Stundenzettel nachlaufen.
Digitale Zeiterfassung ist heutzutage bequem per App am Smartphone möglich. Damit sind Sie mobil und können von unterwegs, direkt beim Kunden, Ihre Zeit erfassen – mit einer Offline-Lösung sogar ohne Internet- oder Mobilfunkverbindung.
Wenn Sie eine Cloud Lösung (“Software-as-a-Service”)nutzen, haben Sie so gut wie keinen Ressourcenaufwand, da Betrieb und Wartung vom Anbieter übernommen werden. Die Kosten sind ebenfalls leicht stemmbar, da Sie keine große Einmal-Investition tätigen müssen.
