11 Herramientas para una oficina móvil eficiente

No estas todos los días en la oficina, y trabajas desde dónde más te apetece? El equipo de timr tampoco está todos los días en la oficina pero para hacer que el trabajo remoto funcione, necesitamos algunas herramientas que nos ayuden. Hemos reunido una lista con las 11 aplicaciones más importantes que nos ayudan a trabajar eficientemente en una oficina móvil.

 

timr App Control horario

Si queremos tener una oficina móvil, no nos puede faltar una aplicación que registre el tiempo que estamos trabajando y en que tareas estamos trabajando.

Con timr podrás cumplir la normativa del control horario registrando las horas de trabajo desde tu PC o a través de la App (incluso sin conexión), gestionar las vacaciones de los empleados, crear diferentes modelos de trabajo (p.j: A tiempo completo o a tiempo parcial) o definir las pausas obligatorias .

También podrás registras las tareas en las que estas trabajando, crear una estructura de tareas para tus proyectos y asignar un presupuesto a cada tarea o crear informes completes que te ayuden a tomar mejores decisiones.

Slack

Da igual que trabajes en una empresa grande o pequeña, la comunicación es una de las cosas más importantes en toda empresa. Para una buena comunicación fluida desde tu oficina móvil podemos recomendar la aplicación Slack. Podrás crear tantos grupos de chat como necesites para hablar directamente con tus colegas o para discutir con todo tu equipo. Además también podréis hablar por videoconferencia con 2 funciones muy interesantes:

• Si alguien está compartiendo la pantalla de su ordenador podréis dibujar sobre la pantalla compartida, muy practico para señalar y mostrar ese dato que solo tu estás viendo.
• Cuando alguien comparta la pantalla podrás “tomar el control” del ordenador de tu compañero y utilizarlo como si fuese tu PC. Muy practico para evitar malentendidos, la comunicación será como estar sentados en la misma oficina.

También cuenta con varios Bots que te ayudaran a automatizar ciertas tareas como las reuniones con tu departamento, recibir notificaciones de herramientas externas gracias a la integración con Zapier o quedar con tus compañeros para tomar un café.

Lo que más nos gusta: Puedes personalizar las notificaciones que recibes en tu teléfono, desde recibir todas las notificaciones, elegir los chat de los que recibes mensajes o bloquear las notificaciones, perfecto para desconectar después del trabajo.

Evernote

Seamos sinceros, si queremos tener una oficina móvil no tendremos sitio para tener papeles o post-it alrededor, pero eso no significa que tengas que renunciar a los post-it de toda la vida gracias a la conocida aplicación Evernote.

Todas esas notas sobre proyectos, lista de cosas pendientes y demás información importante que escribes en un trozo de papel las puedes crear en tu ordenador o en tu teléfono móvil. Guarda tus notas fácilmente con esta aplicación con la seguridad de volver a encontrar tus notas gracias a la función de búsqueda que funciona realmente bien.

Lo que más nos gusta: Puedes escanear documentos o artículos de periódicos con el móvil y leerlo después, gracias a que se escanea el texto, podrás encontrarlo fácilmente en la aplicación.

 

Google Drive/Dropbox

Cuando trabajemos desde casa o desde una cafetería no podremos acceder a los documentos físicos que necesitas para tu trabajo, eso hoy en día no es problema con aplicaciones como Google Drive y Dropbox.

Si guardas todos los documentos de trabajo en la nube, podrás acceder a ellos desde cualquier sitio y si lo configuras para que determinadas carpetas se sincronicen con ordenador, no necesitaras conexión a internet para acceder a ellos.

 

LastPass

Cuando utilizas un dispositivo móvil para trabajar cuando estás de viaje, los datos empresariales deben ser protegidos de cualquier posible ataque, la mejor manera para que los Hackers no lo tengan fácil es a través de contraseñas y contra más complicadas mejor.

Obviamente nadie quiere tener que recordar largas contraseñas con letras, números y símbolos así que no es mala idea utilizar una aplicación como LastPass para recordar todas las contraseñas que tengamos. Podremos acceder a todas las contraseñas desde cualquier dispositivo con solo recordar 1 contraseña.

Lo que más nos gusta: Puedes crear diferentes grupos de contraseñas, p.j: para el departamento de marketing o IT para tener las contraseñas de cada herramienta bien ordenadas.

Gmail

Si estamos trabajando remotamente otra de las cosas que no pueden faltar son los Emails. La aplicación de correo Gmail es archiconocida con millones de usuarios en todo el mundo.

Lo que más nos gusta: Con Gmail podrás crear direcciones de correo de forma dinámica y seguir recibiendo los correos en solo una dirección, por ejemplo: puedes crear la dirección juan+indrola@gmail.com pero seguir recibiendo los correos en tu email de empresa predeterminado.

 

Citymapper

Si te encuentras trabajando en alguna ciudad nueva y no quieres perderte cogiendo el metro, está es tu aplicación, actualmente esta disponible en 40 ciudades de todo el mundo.

Va incluso más allá que Google Maps y podrás ver la ruta más óptima hacia tu destino comprobando todo tipo de transporte como el transporte publico, trenes de cercanías, patinetes eléctricos, coches compartidos e incluso Ferries.

También podrás descargarte los mapas del transporte publico o guardar rutas para utilizarlos sin internet.

Lo que más nos gusta: Cuando coges el metro, la aplicación te dirá en que parte del tren debes montarte teniendo en cuenta tu destino, se acabo el montarte justo en la otra punta de tu salida.

Ofimatica de Google

La Suite de ofimática de Google son realmente 3 herramientas (Docs, Sheets y Slides), a grandes rasgos como el Word, Excel y Power Point clásicos con una gran diferencia, podrás editar tus documentos simultaneamente con tus compañeros. Es decir, que mientras tengas una conexión a internet en tu oficina móvil, podrás trabajar con tus compañeros como si estuvieseis sentados en la misma mesa.

Lo que más nos gusta: La cantidad de integraciones con otras aplicaciones, en especial con Zapier, esto te da un montón de opciones para mejorar tu flujo de trabajo.

 

Google Maps

Si estamos de viaje visitando a clientes una aplicación que tampoco puede faltar en nuestra oficina ambulante es Google Maps. Es la App de mapas más complete con información del trafico en tiempo real, opciones de ruta, ver las opciones de ruta con transporte publico (aunque para esto es mejor Citymapper) o descargar los mapas directamente en tu teléfono para orientarte sin conexión a internet.

HRS

Si estas de viaje durante varios días y vas a probar diferentes hoteles, deberías tener la App de HRS en el móvil. Podrás buscar alojamiento utilizando diferentes filtros y criterios.

Lo que más nos gusta: La cancelación suele ser posible hasta el mismo día de la reserve, por lo que tienes una flexibilidad total.

Camcard

Durante los viajes de negocios es normal que vayas acumulando tarjetas de visitas, con Camcard no las tienes que guardar en tu cartera hasta hacerla explotar.

Con tomar una foto de la tarjeta, los datos de contacto se escanearan automáticamente para que puedas guardar toda la información de contacto directamente en tu teléfono

Lo que más nos gusta: El poder sincronizar las tarjetas de visitas con diferentes dispositivos.