Plantilla gratis para el control horario y fichaje

Como seguramente ya sabrás, el 12 de mayo entró en vigor la nueva ley para que todas las empresas registren las horas de trabajo en la empresa. La ley no especifica exactamente como deben registrarse las horas de trabajo y a pesar de que existen varias alternativas, como sistemas de fichajes online, una hoja en excel, sistemas biométricos o a través de Apps. Muchas empresas han decidido utilizar una plantilla de excel para cumplir con la normativa por desconocimiento de otras alternativas o porque el excel está muy extendido en la empresa.

Te hemos preparado una plantilla de excel totalmente gratis para que lleves un registro de horas en tu empresa. Pero aunque llevar un control horario y de fichajes en una plantilla de excel es perfectamente legal y sea «gratis», no es ni mucho menos la manera más eficiente ni económica para cumplir la normativa como vamos a ver a continuación.

Plantilla de Excel vs Control horario electronico

Esta no es una pregunta fácil de responder, ya que depende de cada empresa y de cada situación, según nuestra experiencia con más de 1400 clientes en todo el mundo, un sistema de fichajes online es una mejor opción que una hoja de excel, vamos a ver porqué:

¿Fichaje online o en excel, cual es más barato?

Para decidirse entre un control horario con excel o de forma electrónica hay que calcular el coste de cada solución. Aunque en principio un excel sea gratis, muchas empresas seguro que no están calculando el coste de personal para tener todo bajo control. Algún empleado tendrá que invertir bastante tiempo para llevar un control de las horas a diario, controlar el parte de horas a final de mes, modificar el archivo excel para que este siempre actualizado o archivar todos los partes de horas.

Como hemos comentado antes, muchas empresas se deciden por un excel, seguramente porque creen que es lo más económico para cumplir la ley y como en cualquier empresa, el factor precio es muy importante y muchas veces el factor decisivo.

El calculo dependerá de cada empresa, pero casi con total seguridad un control horario online es bastante más económico que hacerlo manualmente con un excel. Como ejemplo, tenemos clientes que se ahorran el 80% del trabajo administrativo con timr.

Comparación de funciones

El precio no es el único factor para decidirse por una opción u otra. Vamos a comparar las funciones que ofrece una plantilla de excel gratuita en comparación con timr.

Personalización

Las funciones de un excel son a decir verdad bastante limitadas, además de costar muchas horas de trabajo administrativas, tan solo hace las funciones de control horario. En principio suficiente para cumplir ante una inspección de trabajo, pero que pasa si en tu empresa hay diferentes modelos de trabajo? Es decir, si hay un grupo de trabajadores que trabajan a media jornada, haciendo una sustitución o durante los fines de semana necesitaremos invertir más horas de trabajo en adaptar el excel para que se adapte a tus necesitades.

Por el contrario, con un fichaje de horas electrónico como timr puedes personalizar la aplicación para que se adapte a tu empresa, puedes crear fácilmente los diferentes modelos de trabajo que tengas en tu empresa, define las horas de trabajo por día, las pausas y listo, olvídate de modificar excels.

Gestión de vacaciones

Con una plantilla de excel también puedes llevar un registro de las vacaciones de los trabajadores, pero que pasa por ejemplo con los días festivos? Que siempre tendrás que modificar tu plantilla e invertir todavía más tiempo, es decir, más dinero.

Como podrías planear las vacaciones de tus trabajadores y evitar confusiones sobre los días libres en un excel? Para esto tendrías que tener otra plantilla aparte y actualizarla constantemente, otra vez debes invertir más tiempo y dinero.

Con un control horario online no debes preocuparte por todo esto, los días de vacaciones de tus trabajadores se actualizan automáticamente, los días festivos se añaden automáticamente y tendrás una vista general de los días de vacaciones, todo incluido en una herramienta para ahorrarte tiempo y dinero.

Parte de horas disponible

Otra de las desventajas de fichar las horas de trabajo en un excel es que no tendremos el parte de horas siempre a nuestra disposición. Es posible que los partes de horas que los trabajadores deben firmar se nos acabe amontonando en una esquina de la mesa si no llevamos un control exhaustivo. Con un control horario en la nube, siempre tendrás los partes de horas a un click y un control de las horas de trabajo y días de vacaciones automáticamente actualizados.

Tiempo de proyecto

¿Alguna vez te has preguntado cuánto tiempo dedicas a cada uno de tus proyectos o clientes? o cuánto tiempo inviertes en cada tarea? Con timr podrás también calcular las horas de trabajo que dedicas a cada tarea o proyecto, introducir presupuestos, recibir avisos, utilizar la posición GPS como justificante ante tus clientes o crear rápidamente informes completos para analizar donde inviertes horas de trabajo. Seguro que una plantilla de excel no tiene tantas funciones.

Plantilla excel para el Control Horario y fichaje

Si todavía prefieres utilizar un excel para cumplir con el control horario, aquí te hemos preparado una plantilla completamente gratis para tu empresa.

La plantilla es muy fácil de utilizar, pero tendrás que invertir tiempo en modificarlo y adaptarlo para cada mes. Básicamente los empleados tienen que anotar el inicio y final de la jornada laboral incluyendo las pausas a diario. También podrás definir el tipo de trabajo que ha realizado el empleado y una descripción para las bajas o las vacaciones del trabajador.

A final del mes podrás calcular todas las horas trabajadas, bajas laborales, horas extras o vacaciones para actualizar los saldos de horas trabajadas, vacaciones restantes o las horas extras. Después tendrás que imprimir la hoja y dejar que el trabajador firme el documento. Recuerda guardar todos los documentos al menos 4 años como dicta la ley.

¿Que hacer en una inspección del control horario?

En caso de tener una inspección, es recomendable tener los partes de horas de todos los trabajadores a mano. Los inspectores podrán comprobar in situ el registro de las horas para evitar la posterior manipulación de los datos.

En caso de inspección, un sistema de registro electrónico da más confianza porque son más difíciles de manipular que una hoja de papel. Además con timr dispondrás de todas los registros actualizados aunque tus empleados estén trabajando fuera de la empresa gracias al registro de horas en la aplicación.

En caso de que hagas el registro en papel, los inspectores podrán pedir una copia, hacer fotografías e incluso coger el registro original para evitar la manipulación.

En caso del incumplimiento de las normas para el fichaje de trabajadores, la inspección de trabajo podrá abrir un acta de infracción y poner multas que van desde 626€ hasta los 6250€.