Idealmente, cuando las empresas introducen el sistema de registro de horas, los empleados participan activamente en el proceso de selección de la herramienta, así como su introducción e implementación en la empresa.

La introducción del control horario funciona sin mayores problemas en la mayoría de los casos. ¿Pero qué pasa si los empleados no registran las horas de trabajo? ¿Qué se puede hacer en este caso?

Llega al fondo de la causa

Sí el trabajador no registra las horas de entrada y salida del trabajo, un paso lógico es, averiguar la razón por la que los empleados no registran su tiempo.
¿Simplemente se olvidan de registrar la jornada laboral?, ¿No está claro cómo y cuándo los empleados tienen que registrar las horas de trabajo?, ¿O es que quizás no les gusta la herramienta de registro? En cualquier caso, habla con tus empleados para conocer su opinión, hablando se entiende la gente.

Encuentra soluciones conjuntas para un registro diario

Si los empleados no registran su tiempo correctamente, puede haber muchas razones para ello. Un indicio de la causa es, sin duda, el número de empleados que no utilizan el control horario correctamente, en este caso muy probablemente la causa sea el proceso o la herramienta. Si se trata de casos individuales, seguramente se deba a razones personales.

En cualquier caso será importante encontrar soluciones conjuntas que sean positivas para ambos.

Fichar en el trabajo debe convertirse en una rutina diaria

Una de las razones más comunes suele ser que los trabajadores simplemente se olvidan de realizar el registro, básicamente porque no lo integran en su rutina diaria. En este caso desarrolla estrategias que faciliten su integración en el día a día. Aquí te damos un par de ideas:

Coloca un cartel a la entrada y a la salida del lugar de trabajo con preguntas como “¿Recuerda iniciar el registro de horas?” o “Ya has detenido el registro de horas de trabajo?”
Utiliza metodos de “gamification”. Crea un pequeño juego para que los empleados tengan un incentivo a registrar las horas de trabajo, por ejemplo: Ofrece un detalle a los trabajadores que lleven su control horario a diario, esto incentivara a los empleados a integrarlo en su flujo de trabajo.

Aunque realizar un registro de la jornada laboral a diario es muy importante. También lo es ofrecer flexibilidad, es decir, a todos se nos puede olvidar de vez en cuando comenzar el reloj del trabajo. Para estos casos, lo ideal es tener una herramienta que permita una cierta flexibilidad en el registro.

Por ejemplo, un empleado comienza a trabajar a las 8 de la mañana pero se acuerda de que no está registrando las horas hasta las 8 y media. Es muy útil que el trabajador pueda modificar la hora de inicio para un registro exacto.

¿Porqué? Básicamente si esta opción no es posible, a final de mes cuando falten un par de días por registrar, el trabajador ya no recordara las horas exactas que trabajó hace un par de semanas y se perdera exactitud.

Con un control horario online como timr podrás definir esta opción y diferentes permisos para los trabajadores dependiendo de tus necesidades para adaptarlo a lo que tu empresa necesita.

Deja claro porque los empleados deben registrar la jornada laboral

Una razón podría ser que los empleados no tienen muy claro el porque hay que empezar a guardar las horas de trabajo, al fin y al cabo es algo nuevo en bastantes empresas.
Los trabajadores deben saber que hay una ley que establece una obligación legal sobre un control horario y que un registro exacto es esencial para que reciban su salario correctamente a final de mes y calcular las horas extra.

Si tu empresa está a un nivel superior y también quiere registrar las horas que dedicáis a vuestros clientes, quiere llevar un control de presupuestos o optimizar procesos de trabajo, en definitiva, una gestión de proyectos. En este caso un registro exacto del tiempo que se dedica a cada tarea es extremadamente importante, porque así la empresa podrá presentar estos registros como prueba ante el cliente y cobrar antes ya que el parte de trabajo se presenta inmediatamente despues de realizar la tarea.

Se consistente, controla los registros de jornada regularmente

Es muy importante verificar regularmente los tiempos registrados, sobre todo al inicio de la implementación. Si hay algo que no funciona bien podrás verlo y corregirlo inmediatamente, de otra manera será mucho más difícil de corregir en el futuro. Si desde un principio se «permiten» malas costumbres, en un futuro será mucho más difícil cambiar la conducta de los trabajadores.

La herramienta de control horario no es la correcta

Como ya hemos comentado antes, uno de los motivos podría ser la elección de la herramienta (por eso también es importante involucrar a los trabajadores en la elección de la herramienta).

La herramienta de control horario debe integrarse perfectamente en el flujo de trabajo y estar disponible en cualquier momento y lugar (por eso la mejor herramienta es un sistema de fichaje online que tenga una App dedicada al registro de la jornada laboral).

Por otra parte, si la herramienta es muy engorrosa o el registro es muy lento (por ejemplo, se tarda 5 minutos guardar la información), esta puede ser una de las razones porque los empleados no registran las horas cuando corresponde. En este punto es necesario plantearse cambiar de herramienta y optimizar el proceso.

Conclusión

Como hemos visto las razones por las que los empleados no registran el tiempo pueden ser múltiples. Para cambiar esto, es importante llegar al fondo de la causa, una vez que se ha encontrado el motivo, la comunicación y la cooperación es el camino para establecer un control horario que funcione a largo plazo. Si ambas partes contribuyen, el registro del tiempo pronto formará parte de la vida laboral cotidiana.

No olvides que el registro de la jornada laboral es responsabilidad final del empresario. Por lo tanto, es muy importante implementar el control horario correctamente, conocer la normativa, conocer las diferentes herramientas, etc. Aquí te dejamos una guía completa sobre el registro de jornada laboral.