Todo sobre el registro de jornada laboral en 2019

El pasado 12 de mayo entro en vigor la nueva ley para el registro de jornada. Todavía quedan dudas de como funciona la ley exactamente, posibles, sanciones, metodos, etc.

Aquí te enseñaremos todo lo que necesitas saber sobre la normativa de registro de jornada

Ley sobre el registro de jornada laboral

El 12 de marzo del 2019 se publico en el BOE lo que seria la nueva ley de control horario que entraría en vigor 2 meses después. Además, el 15 de mayo el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) hizo publica una sentencia que obligara a un control horario en toda Europa. Esta sentencia no modificara en un principio la ley ya aprobada en España, en esta completa guía vamos a ver que dice la ley exactamente y como adaptarse a ella de mejor manera posible.

¿Qué dice la ley sobre el registro laboral?

• Todas las empresas deberán llevar un registro de la jornada de trabajo de sus trabajadores con independencia de la duración de la jornada. El registro de la jornada laboral debe ser diario.
• Los partes de horas siempre deben estar disponibles y actualizados para el trabajador, sindicatos y por supuesto ante una inspección de trabajo.
• Los registros de horas deben guardarse un mínimo de 4 años.
• Sindicatos y trabajadores deben recibir un informe mensual con las horas ordinarias trabajadas y las horas extras.
• El fichaje debe incluir el comienzo y la finalización concreta de la jornada laboral para cada trabajador.

¿Qué objetivos busca la normativa del registro horario?

• El objetivo de la normativa es hacer cumplir los horarios de las jornadas de trabajo para evitar abusos y fraudes laborales y evitar la precariedad.
• Tener un mayor control y conocimiento del absentismo laboral.
• Un mayor control sobre las horas extras trabajadas. El 48% de los trabajadores que realizan horas extras no las cobran.
• Tener una mayor facilidad para comprobar si se cumple la jornada laboral ante una inspección de trabajo.

¿Son las pausas parte del registro laboral?

Una de las dudas más frecuentes es saber si hay que registrar las pausas o no. La norma es muy genérica en este apartado y lo único que dice es «la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora».
Esto quiere decir que el registro de las pausas dependerá de los convenios y de la empresa. Según varios expertos, los trabajadores deberán registrar la pausa para la comida por no ser tiempo de trabajo, pero no es necesario llevar un registro de pausas para ir al baño o para ir a fumar.

También hay otros aspectos que no deben registrarse como horas de trabajo, por ejemplo, el trayecto hasta el trabajo, aunque aquí hay una excepción. Si el trabajador debe ir al lugar de trabajo antes de lo previsto porque debe encender una maquina o realizar otras tareas preparativas, este tiempo si que cuenta como horas trabajadas.

Posibles sanciones por incumplimiento

La cantidad de las multas dependerá de la gravedad de la infracción, pero varían de entre 60€ para las faltas más leves hasta los 187.515€ para infracciones muy graves. Además la ministra ha comentado que el «periodo de gracia» para que las empresas se adapten se ha terminado y que la inspección de trabajo comenzara a imponer multas a partir de septiembre del 2019:

• Infracción leve: Desde 60€ hasta 625€, si hay falta de información en el registro o por no haber informado del horario de trabajo al trabajador.
• Infracción grave: Desde 626€ hasta 6.250€, para irregularidades en el fichaje de las horas de trabajo o horas extras que no están computadas ni pagadas.
• Infracción muy grave: Desde 6.256€ hasta 187.515€, sí de manera permanente se realizan horas extras y no se cambie el tipo de contrato, las horas extras no se remuneren de manera adecuada o cuando no se cumpla la norma de un máximo de 80h extras al año.

¿Cómo puedo cumplir la ley de registro horario?

La ley da libertad para elegir la manera en la que se lleva el registro de jornada laboral, podría ser a través de papel o de manera electrónica. La manera en la que se realiza el control de jornada podrá establecerse en el convenio, pero en caso de que no haya un acuerdo en el convenio o en la empresa no haya representantes de los trabajadores sera el empresario el que decida la manera del registro.
Vamos a ver que diferentes variantes existen:

Control horario con Excel

Una de las maneras más extendidas para llevar un control de las horas es a través de una pantilla de excel, aunque no sea la manera más eficiente ni económica. Este método es bastante engorroso ya que siempre hay que estar al tanto de que todo esté en orden, hay que modificar plantillas y no esta siempre actualizado. En este articulo te dejamos una plantilla de excel gratuita para llevar un control horario.

Control horario online

Existen soluciones online para llevar un control de las horas a través del ordenador. A través de la web podrás comenzar a fichar igual de fácil que en teléfono.

Para este método hay que prestar mucha atención a las funciones que te ofrece la herramienta que elijas. La mejor herramienta para un control horario online sera el que no solo te ofrezca un control horario, sino la posibilidad de optimizar los procesos en tu empresa a través de la digitalización.
El Software de timr para el control horario online te ayudara a mejorar la digitalización de tu empresa. No solo tendrás el control horario de toda tu empresa en un lugar, sino que te da la posibilidad de llevar un control del tiempo que dedicas a tus proyectos, esto te ayuda a optimizar tu empresa gracias a la información, este es el objetivo de la digitalización.

Maquina de fichaje

La maquina de fichaje de toda la vida sigue siendo una opción valida, hoy en día existen sistemas con reconocimiento facial, huella dactilar o por NFC. Como parte negativa de estos sistemas, es que tan solo realizan el fichaje en un único lugar, es un sistema muy inflexible. No siendo una opción valida para empresas con trabajadores que visitan a clientes o trabajan desde casa.

¿Que hacer si los trabajadores no fichan?

Como toda implementación de nuevos procesos en la empresa, lleva su tiempo a acostumbrarse e integrarlo en nuestro flujo de trabajo. Se puede dar el caso que uno o un grupo de trabajadores no registren sus horas, esto hay que corregirlo.

Podría ser que la comunicación no haya sido la correcta, que tu equipo tenga problemas para integrarlo en el día a día, no les guste la herramienta o simplemente no se acuerdan. Al fin y al cabo no deja de ser un nuevo proceso.

Por lo tanto, primero debemos buscar los motivos y despues a través de comunicación, implementar la herramienta seleccionada para el control horario de manera efectiva para que sea funcional en el largo plazo.

No te olvides que la responsabilidad final de que se registre la jornada laboral es del empresario. En este articulo te explicamos más en detalle que puedes hacer si tus empleados no utilizan el control horario.

Protección de datos

Independientemente de la manera en la que se lleva un control de horas, el tratamiento de los datos debe ser conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD).

Los datos deben ser solo accesibles para los responsables de la empresa y el propio trabajador. Los partes de horas deberán guardarse un mínimo de 4 años.

Si la empresa quiere implementar un sistema de seguimiento por GPS a través del móvil existen 2 variables. La empresa proporciona el dispositivo al empleado o el trabajador da su consentimiento de forma expresa. En este artículo te decimos como utilizar el como utilizar el control horario por GPS en tu empresa.

Trabajadores exentos de la obligación de un fichaje laboral

Hay ciertas clases de trabajadores a los que esta ley no les afecta por sus características especiales, vamos a ver cuales son:

1. Los trabajadores incluidos en el régimen de relaciones laborales especiales:

• 1.A Personal directivo que no este incluido en el artículo 1.3.c del Estatuto de los Trabajadores.
• 1.B Los trabajadores y trabajadoras del hogar.
• 1.C Los deportistas profesionales.
• 1.D Los artistas en espectáculos públicos.
• 1.E Los penados en instituciones penitenciarias.
• 1.F Los trabajadores con discapacidad que presten sus servicios en los centros especiales de empleo.
• 1.G Cualquier trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial.
• 1.H Residentes para la formación de especialistas en Ciencias de la Salud.

2. Los autónomos y los asociados a cooperativas no tienen obligación para llevar un registro de horas.

3. Trabajadores que ya cuentan con una normativa especifica sobre control horario. Estariamos hablando de trabajadores con un contrato a tiempo parcial y de trabajadores móviles como transportistas, empleados en la marina mercante o trabajadores ferroviarios transfronterizo.

Ventajas y desventajas del registro de jornada laboral

Aunque en un primer vistazo la obligación de tener que registrar las horas de trabajo pueda parece antigua y que solo da trabajo no productivo a la empresa. Lo cierto es que esto tiene bastante ventajas tanto para el trabajador como el empresario (sobre todo si se emplea correctamente), pero también alguna desventaja.

Sácale todo el partido al control horario

Como hemos comentado antes, las ventajas pueden ser muy superiores sobre todo si se emplea correctamente, ¿qué quiere decir esto? La empresa podrá utilizar los datos que le proporciona el registro de horas para optimizar procesos y mejorar la digitalización.

Vamos a ver las ventajas de un software online como timr:

• A través de un control horario online y por App tendrás a todos tus empleados en una sola plataforma.
• Gestiona las vacaciones de tus empleados.
• Útiliza la función de kilometraje para gestionar tu flota.
• Controla el tiempo que dedicas a tus clientes y el presupuesto para cada tarea.
• Optimiza procesos con informes completos sobre proyectos, presupuestos y horas de trabajo.
• Sincronización automática entre distintos dispositivos de tu empresa.

Consejos para implementar el control horario en tu empresa

La obligación de fichar las horas de trabajo supone que muchas empresas deben implementar nuevos procesos de trabajo para cumplir ante una inspección de trabajo. Para que el cumplimiento de la normativa sea de la manera más eficiente, hemos preparado unos consejos que sirven para cualquier empresa:

• Registra las horas de trabajo inmediatamente. Hay que acostumbrarse a registrar las horas de trabajo hasta hacerlo de manera automática. Guardar los registros a posterior es posible, pero esto supone trabajo extra y muchas veces ya no recordaremos las horas exactas. Evítate problemas y ficha las horas cuando toca.
• Documenta el tiempo de trabajo de la manera más exacta y detallada posible. Con un control de horas online esto es realmente un juego de niños. Esto ayuda al trabajador a saber las horas de trabajo de una forma muy clara y proporciona información para que el empresario tenga una vision general de la empresa y pueda optimizar los procesos si fuese necesario.
• Revisa la documentación de manera regular. Sea cual sea el método que utilizas para los registros, no esta de más dedicarle un poco de tiempo semanalmente a comprobar que todos los registros están en orden. Dependiendo del Sistema de registro, esto te llevara más o menos tiempo, un registro de horas online como timr te avisara automáticamente si existen fallos en el registro de los trabajadores.